זמני ההמתנה קצרים מן הרגיל

כבר לא עומדים בתור: מוזיאון ישראל התחדש במנגנון מעקב תשלומים מתקדם, שקיצר את זמני ההמתנה לקבוצות 

מוזיאון ישראל ירושלים, הוא אחד ממוסדות התרבות הגדולים במדינת ישראל ונמנה עם המוזיאונים לאמנות וארכאולוגיה המובילים בעולם. היכל הספר הוא המשכן לכמה מן המוצגים החשובים במוזיאון ומהתגליות הארכאולוגיות המשמעותיות ביותר: מגילות מדבר יהודה. היכל הספר ודגם בית שני שלצדו, מהווים מוקד משיכה לקבוצות של תיירים מהארץ ומחו”ל.

מידי שנה, מבקרים במוזיאון קרוב למיליון מבקרים – רבים מהם בקבוצות – לפיכך, כדי לשפר את חווית המבקר, הוחלט לייעל את תהליך הכניסה של קבוצות למוזיאון.

במסגרת הפרויקט שהובילה מטריקס, פותח במערכת ‘תפנית’ מנגנון מעקב תשלומים מתקדם של כניסת קבוצות למוזיאון, שנועד לקצר את זמני ההמתנה בתורים – כל זאת בממשק משתמש נוח וידידותי המלווה בטכנולוגיית סריקת תעודות ושמירתן.

קצת על מערכת ‘תפנית‘, למי שעוד לא מכיר: מדובר במערכת ERP האחראית על תהליכים אדמיניסטרטיביים במוזיאון, כמו כספים, לוגיסטיקה ותהליכי מנהלה. היא מתממשקת למערכות שירות לקוחות שונות במוזיאון ומספקת תמונת מצב על ניהול וניצול המשאבים.

אוהד גריינר, מנהל מערכות מידע במוזיאון ישראל: “מערך כניסת המבקרים למוזיאון מושתת על 4 מערכות שונות. תפנית, כמערכת ה-ERP שלנו, קיבלה תפקיד חדש בפיתוח מנגנון מעקב תשלומים של כניסת קבוצות. עד היום, מעקב התשלומים כלל איסוף ניירות והזנה ידנית לתפנית. כעת הניירות נסרקים עם קבלתם מהקבוצה ומוזנים ישירות לתפנית בזמן אמת, כשהחיובים מסוכמים בסוף החודש וחשבוניות נשלחות אוטומטית מהמערכת במעקב מסודר. הפיתוח כלל גם הקמה של פורטל נוח לקופאים הקולטים, ואפשר לתהליך להיות ידידותי, יעיל ומהיר.”

הפרויקט כלל פיתוח מערכת WEB בתוך ‘תפנית’, שמטרתה לבצע סגירת מעגל ומעקב אחר כניסת קבוצות למוזיאון. בתהליך נעשתה גם דיגיטציה של תיעוד המסמכים, והתממשקות לכלל המערכות בארגון – מה שסייע לקליטה מהירה יותר וקיצור זמני ההמתנה של קבוצות שמבקרות במקום.

רוני קלמן, מנהל פרויקטים במטריקס: ” לעיתים ישנם פרויקטים מאתגרים כי הם משרתים אוכלוסיות שלא צורכות טכנולוגיה באופן שוטף, והאתגר בפרויקט הזה היה לייצר כלי פשוט בעל ערך ללקוח. כיום, התהליך מסתכם במספר קליקים בודדים, וכולל התממשקות לסורק חיצוני לתיעוד המסמכים.
כל המידע נאסף ונשמר במערכת המידע האירגונית ומאפשר למחלקות השונות לטפל בו באופן דיגיטלי.”

הפניה לפתרון של פיתוח מערכת WEB ייעודית מצד מטריקס היה מתבקש, לאור הקישוריות המלאה של ‘תפנית’ למערכות הפיננסיות והשיווקיות של המוזיאון. התשתית הטכנולוגית שנבנתה על ידי מטריקס, אפשרה מענה מהיר ואפקטיבי והתייעלות באנרגיה ובזמן; גם לעובדים וגם למבקרים.

הפרויקט אף זכה בפרס של אנשים ומחשבים בקטגוריה ‘פרויקטים מיוחדים’.