מאת: רז שי*
נראה שהחיבור בין חברות קטנות ובינוניות (SMB) לבין ספקי שרותי מיקור חוץ הינו הכרחי.
בחברות קטנות ובינוניות אין בדרך כלל מיומנויות טכנולוגיות וצוות In-house שיכול לספק באופן קבוע מענה לצרכים. חברה שאינה מתמחה בתחום תשתיות המחשוב ומערכות המידע ו/או חברה שגודלה אינו מאפשר יצירת מסה קריטית פנימית לשירותי מערכות מידע – תמצא ערך כלכלי רב בקנית שירותים אלו מספק מתמחה חיצוני וזאת בכדי להבטיח שהספקת שירותי טכנולוגיה קריטיים יושגו ויגדלו במשך הזמן, ללא השקעה ישירה בעלויות היקרות של השגת מיומנויות, חומרה ותוכנה.
המומחיות של גופים המספקים שירותי מיקור חוץ המשלבים הבנה עסקית של צרכי החברות עם יכולות ותשתיות טכנולוגית במודל עסקי מתאים, היא שיוצרת את המפגש המוצלח בין הספק לאירגון. יחידת מחשוב יקרה מדי שנותנת מענה חלקי ברמה שאינה מספקת את משתמשיה, הופכת ליחידה מתאימה למיקור חוץ – כלומר העברת ניהולה לגורם יעיל יותר, בעל ניסיון רב, המסוגל לספק מענה פונקציונאלי הנע בטווח שבין אדם אחד במשרה חלקית ועד מענה של צוות שלם.
כמה עולה לי להחזיק יחידת מחשוב? הסמוי והגלוי
יעילות יחידת המחשב נמדדת בדרך כלל באמצעות שני מדדים: הראשונה, מהי ההוצאה למחשוב מתוך מחזור המכירות של הארגון, והשנייה, מהי ההוצאה למחשוב עבור כל עובד בחברה.
חברת גרטנר חישבה ומצאה כי ממוצע ההוצאות על מחשוב בארגונים עומד על 2.6 אחוז מהמחזור. יש לציין כי בבנקים עומדת הוצאה זו על סך של 15%, בטלקום %8, בעיריות – 2.5%-3%, בתעשיית האלקטרוניקה וההיי-טק – 2.2% ובתעשיית הטקסטיל ההיקף הוא 1.5%.
אך אלו לא ההוצאות היחידות: על פי גרטנר, בכל הארגונים קיימות הוצאות נסתרות נוספות בהיקף של 25-30 אחוז מעבר לתקציב המחשוב השנתי שהוגדר. העלויות הסמויות הן עלויות לא מדידות, אשר משקפות את יעילות (או יותר נכון חוסר יעילות מערך התמיכה במחשוב). עלות סמויה היא למשל תיקון עצמי של רכיבי המחשוב על ידי המשתמש מכיוון שצוות התמיכה לא זמין, פיתוחים שמבצע המשתמש בעצמו על מנת להשיג שיפור בעבודתו. עלויות סמויות נוספות נובעות מפחת מהיר על ציוד המחשוב – החומרה והתוכנה וכן מהשבתות של מערך המחשוב, אשר פוגעות בכל ארגון מודרני בפריון העבודה של המשתמשים.
מדוע מיקור חוץ מתאים למגזר ה SMB?
התשובה לשאלה מדוע מיקור חוץ מתאים למגזר ה- SMB ומדוע שוק זה מאמץ פתרונות אאוטסורסינג בקצב הולך וגובר נשענת על מספר סיבות, ביניהן:
- התמקדות בעסקי הליבה (Do what you do best and outsource the rest).
- העברת האחריות לתפעול השוטף של מערך המחשוב לגורם מקצועי.
- כוח אדם מיומן ואיכותי המעודכן בחזית הטכנולוגיה.
- קבלת מכלול שירותים מגוונים באריזה אחת, במחיר ידוע ומוגדר מראש.
- קבלת שירותי ייעוץ והכוונה, סיוע בתכנון מערך המחשוב של הארגון.
- שירותי מומחים בתחומים מגוונים, החל מחומרה, תשתיות תקשורת, אבטחת מידע וכלה במערכות לינוקס ומערכות Wireless.
- שמירה על רצף פעילות עסקית כולל תחלופת כ"א טכנולוגי בעת חופשת עובדים.
- תמיכה ברמה גבוהה ממוקד שירות מתקדם (Help Desk).
- הורדת ה TCO (עלות הבעלות הכוללת) של מערך המחשוב.
- עלויות תחזוקה ותפעול נמוכות יותר (בחישוב עלויות גלויות וסמויות).
פרמטרים לבדיקת הצלחת התייעלות מערך המחשוב במיקור חוץ
עד כה הבטחנו לכם כי ניתן להשיג התייעלות בשיטת מיקור חוץ. אבל כיצד בודקים זאת? להלן מספר פרמטרים לבדיקת כדאיות המעבר לאאוטסורסינג:
- עמידה בתקציב: האם הושג חסכון ניכר בעלויות?
- זמן השבתה מינימאלי של השרתים המרכזיים בארגון.
- זמן תגובה תקין של יישומים מרכזיים בארגון.
- זמן תגובה אופטימאלי לתיקון תקלות בעמדות הקצה (כולל מדפסות).
- מינימום תקלות (סיכום מצטבר שנתי).
- עמידה בתוכנית העבודה למערכות המידע : התקנות ציוד ופרויקטים.
- עמידה בציון גבוה של סקר שביעות רצון המשתמשים.
אם הארגון מצליח להביא לכך שחל שינוי שמורגש בכל המדדים הללו כתוצאה ממעבר לעבודה בשיטת מיקור חוץ, הרי שהמטרה הושגה.
* רז שי, מנהל אגף פרויקטים ומיקור חוץ בחטיבת התשתיות והאינטגרציה, מטריקס.