מאת: ישראל גרינפלד, מנהל מחלקת בריאות, חטיבת מערכות עסקיות
במרכזים רפואיים שאינם מתנהלים כמרכזים רפואיים פרטיים (בתי חולים ממשלתיים, בתי חולים של שרב"כ) צורת העבודה המתבצעת והדינאמיקה בין המחלקות המנתחות ומחלקת חדרי ניתוח מחייבת כלים יעילים אשר יאפשרו למנהלי המחלקות את הגמישות בקביעת סדר המנותחים (מועד ימי ניתוח) ומאידך למנהל חדר ניתוח את הקצאת החדרים בין המחלקות השונות בצורה יעילה.
תפיסת הפתרון למערכת זימונים אפקטיבית שכזו שגם תאפשר שיבוץ לפי חומרת המחלה/פציעה שמכתיבה את זמן השהיה בתור בהמתנה לניתוח פותחה למרכזים רפואיים שמבצעים ניתוחים שאינם מתוכננים מראש, הפתרון המוצג מתבסס על 5 שלבים עיקריים בתהליך:
1. מנהל חדר ניתוח מקצה תוכנית עבודה שבועית/חודשית/שנתית למחלקות המקבלות שירות במחלקת חדרי ניתוח
2. במוקדי הזימון של המרכז הרפואי ובמרפאות הקהילה המקושרות למערכות המחשב של המרכז הרפואי ניתן לשבץ מטופל לניתוח, שיבוץ לניתוח הוא למעשה הכנסת המטופל לתוך waiting list של המחלקה המנתחת, ב waiting list זה רשומים כל הנתונים הרלוונטיים כמו מהי הפרוצדורה הרפואית העיקרית לביצוע, הבחנה רפואית עיקרית, נתונים דמוגרפים של המטופל, נתוני זכאות שונים וכו'.
3. מנהל המחלקה ו/או מי מטעמו מבצע את שיבוץ המטופלים מתוך רשימת ה- waiting list של המחלקה שלו, לתוך "בלוק" הזמן המוקצה למחלקה על ידי מנהל מחלקת חדרי ניתוח. בביצוע פעולת שיבוץ זו למנהל המחלקה כל הכלים לבחירה במטופל המשובץ לפי חומרת ההבחנה הרפואית, פרוצדורה רפואית נדרשת, זמן המתנה בתור, מספר פעמים שבו נדחה המטופל מניתוח קודם וכו'.
4. בעת הכנסת מטופל לתוך "בלוק" מחלקתי מערכת הזימונים מבצעת בצורה אוטומטית מספר פעולות מקבילות :
4.1 מזמנת את המטופל למחלקת טרום ניתוחית (הפקת מכתב זימון וכו')
4.2 מזמנת "מיטה" לאשפוז/התאוששות בסיומו של הניתוח
4.3 מורידה את המטופל ששובץ מתוך רשימת waiting list מחלקתית
5. בעת התחלת ביצוע של הפעילות בחדר ניתוח, המערכת מציגה בזמן אמיתי בחזרה לתוך מערכת הזימונים את התחלת הביצוע בפועל, כלומר מערכת הזימונים מתעדכנת בזמן אמת מדיווחי המערכת ומציגה בצורה ויזואלית (צבעונית) את העמידה של הביצוע ביחס לתכנון.
תפיסת פתרון זו שפותחה במסגרת מערכת Erp תפנית 2010 לניהול מרכזים רפואיים מאפשרת למרכז רפואי לשלב במערכת אחת את כל הכרוך בניהול ניתוחים (בהיבט המנהלי), החל משלב הזימון וכלה בשחרור של המטופל לביתו.