דורון גרוף מנהל אגף תפנית, חטיבת מערכות עסקיות במטריקס משרטט את האבולוציה העתידית של מערכות ה- ERP ומסביר כיצד ייראו מערכות ה- ERP בעתיד
מנהל חברה הנמצא בארצות הברית, קיבל SMS ממערכת ה- ERP של הארגון אותו הוא מנהל, לפיו יש לאשר תשלום לספק. הוא כותב מייל למערכת ה ERP שלו "מאשר תשלום לספק סך של 10,000 ₪ " המערכת מבצעת את הבדיקות הנדרשות ומבצעת את התשלום. הכיצד ?
לפני מספר שנים נדמה היה שהסיפור לקוח מהאגדות, אך כיום כמעט מבלי שנרגיש, מאבד תחום ה- ERP את זהותו המוכרת, ממשק המשתמש הסטנדרטי הולך ונעלם ובמקום מסכי הקלט המוכרים, עוברים הנתונים באינטגרציה לבסיסי הנתונים של המערכת ממקורות מידע שונים, תחת דרישות אבטחת מידע המחמירות מיום ליום. המשתמש יכול לעבוד בסביבת העבודה היומיומית המועדפת שלו, דהיינו: בפורטל הארגוני, במערכת הדואר, באקסל, במערכות ה- CRM , הסלולר וכו'. כל העדכונים שמתבצעים במערכות האלו מתעדכנים בבסיס הנתונים של ה- ERP. מערכות ה ERP מצוידות בצורה מובנית בכלי אינטגרציה על מנת לנהל את תעבורת הנתונים.
גם הרשתות החברתיות מצטרפות לחגיגה, רשתות אלה יהוו ערוץ נוסף בתקשורת בין המערכות לבין העולם החיצון וכבר היום ישנן חברות אשר מנהלות את שירות התמיכה שלהן באמצעות הרשת החברתית.
אוטומציה של מידע
התחרות הגוברת בעולם ה ERP יוצרת פסיפס שלם של רכיבי תוכנה המספקים שירותים בעלי ערך מוסף עבור הלקוחות. למערכות ה- ERP החדשניות נוספו יכולות מתקדמות, למשל בתחום ה- Mobile. בעידן הטלפון הסלולרי, המחשב הנייד והמסופון, אנשי הארגון אינם צריכים להשקיע זמן על מנת להגיע לארגון לעדכן את ההזמנות שלהם וקריאות השירות. כל המענה מסופק מן השטח.
השימוש באמצעים ניידים מסייע ל- Automation of information - המערכת התפעולית יודעת על כל אירוע שקשור לחברה גם אם הוא מתרחש מחוץ לחברה. הווה אומר, הנתונים זורמים לתוך המערכת והחוצה ממנה כל הזמן ובכל מיני אמצעים וערוצים. הזמנות של מוצרים, שינויים במפרטי מוצר, שינוי במלאי, שינוי במערך העובדים והספקים ועדכונים נוספים – משתנים באופן אוטומאטי על ידי מקורות שמחוץ לגבולות הארגון המורשים לכך. ההתקדמות של מערכות דור 3 וכמותם, מאפשרות להביא את המערכת התפעולית לשטח לאנשי התפעול והמכירות.
אנו עדים לתחילתה של מגמה זו מזה זמן . מערכות ה- ERP התקדמו מאוד בניהול הקשר של הארגון עם גורמים חיצוניים, כאשר פעילויות שונות הקשורות לפעילות התפעולית מתבצעות באמצעות ערוצים חיצוניים. למשל, שימוש בדוא"ל על מנת לבצע אישורים, שימוש בסלולר כדי שטכנאים יעדכנו קריאות שירות, בתוכנת אקסל על מנת לבצע חישובים ולהעביר נתונים למערכת ה- ERP, כגון: פקודות יומן, הזמנות רכש, חשבוניות ספק וכדומה. עם מערכות ה- ERP החדשות ספקים מקבלים באופן ממוחשב את הזמנות הרכש ועובדים אל מול פורטל הספקים של הארגון. לקוחות מבצעים הזמנות ועוקבים אחרי סטאטוס ההזמנה דרך האינטרנט, מקבלים חשבוניות חתומות דיגיטליות במייל, כאשר החשבונית עצמה נקלטת באופן אוטומטי. דרכי תקשורת מתקדמות מתבצעות באופן מקוון גם עם מוסדות ממשלה וגופים כמו בנקים וכדומה. מערכות ה- BI וה- OLAP למיניהן מתחברות היום באופן טריוויאלי וטבעי למערכות ה- ERP.
אז כיצד בוחרים מערכת ERP היום?
קשה מאוד בשלב בדיקת ההיתכנות, לבחון האם מערכת ה- ERP מסוגלת לשרת את אחרוני המשתמשים בארגון שלעיתים נשכחים בשלבי ההחלטה. היום הלקוחות דורשים כי סביבת הפיתוח תהיה גמישה ללא קשר למה שיהיה בעתיד. איך מבטיחים זאת ? חשוב שהמערכת תצויד בכלים שינהלו את תעבורת הנתונים, כך שההשקעה שתושקע באינטגרציה הפנים והחוץ ארגונית תהיה מינימאלית. חשוב שהמערכת תוכל לספק שלל תוצרים אשר לא מגבילים את הלקוח לסביבת עבודה כזו או אחרת. לקוח הבודק פתרון בסדר גודל של מערכת ERP חייב לבחון את מידת התלות הטכנולוגית עם הרכיבים הקיימים אצלו.
מודלים עסקיים חדשים
השלב האבולוציוני לפיו עברנו ממחשב אחד מרכזי (שרת), אל Client – Server ומשם אל Web-Client, לא מפסיק להתבשל להתפתח וכיום עם התרחבות הפס הרחב באינטרנט, הגלישה האלחוטית, הטלפונים החכמים והמוכנות הגדלה של קהל הלקוחות, אנו חוזרים למודל הראשוני שבו יש מחשב מרכזי (או ענן).
היום כשארגון קטן מנסה לרכוש מערכת ERP חדשה, או שירות מסוים, מדובר בהשקעה יקרה שקשה לעיתים להצדיקה למנהלים העסקיים באירגון. מערכות יקרות וטובות נגישות כיום גם ללא רכישתן המלאה במודל תוכנה כשירות (Software as a Service). יצרניות התוכנה הגדולות בעולם דוגמת גוגל ומיקרוסופט כבר מציעות שירותים במודל SaaS. הגישה במהותה מאפשרת תשלום לפי שימוש בתקופה מסוימת וללא התחייבות לטווח ארוך. גמישות היא שם המשחק. חברות ERP שיציעו לארגונים את מודל "התוכנה כשירות" ירוויחו בכך שיאפשרו לארגונים לעבוד במודל המועדף עליהם.
תפנית: לפתח מערכת ישראלית עם חזון גלובלי
חטיבת מערכות עסקיות של מטריקס, שוקדת כל העת על פיתוח מערכת ה- ERP תפנית והתאמתה לסביבת המחשוב המודרנית ולמודלים חדשים התואמים את אתגרי וצרכי הלקוחות. בתקופה האחרונה פותחו מודולים חדשים ויכולות התממשקות למערכות חיצוניות מתקדמות, ביניהם:
· מערכת רכש תקציבי חדשה
· מערכת התאמות כרטיסי אשראי
· פורטל ארגוני מובנה
· ניהול מוקדי שירות
· מימון
· פקטורינג
· ועוד..
המודולים החדשים מותאמים באופן המיטבי לצרכים של לקוחות במספר מגזרים עיקריים: ענף הרכב, בתי החולים, יבואנים, רשתות שיווק, מוסדות אקדמיה, חברות נדל"ן וניהול נכסים, חברות מימון ועוד. בקרוב תציג מטריקס גרסה חדשה למערכת תפנית, המאפשרת לארגונים להשתמש במערכת במודל "תוכנה כשירות", הלקוח יוכל לגשת לעבודה עם המערכת דרך האינטרנט כאשר התשתיות לא יימצאו פיזית אצל הלקוח.