מאת: ישראל גרינפלד, מנהל מחלקת בריאות, חטיבת מערכות עסקיות
ההתפתחות הדינמית והמהירה של שוק טכנולוגיית המידע ושפע מוצרי התוכנה המוצעים על ידי ספקי התוכנה, אשר ניזונים במידה לא מעטה מההצלחות של הטמעת מערכות בארגונים בכלל ומערכות ERP בפרט, הביאה את הארגונים ל"בגרות מיחשובית" ולהבשלת מודעות המשתמשים לחשיבות מערכות המידע האינטגרטיביות בארגון והתועלת הרבה אשר ניתן להפיק מהן.
אחת התוצאות של מודעות זו, הינה הדרישה הגוברת של המשתמשים לפיתוח מתמיד של המערכות, הרחבות פונקציונליות, ואף הרחבת השימוש ליחידות תפעוליות ותהליכים נוספים בארגון, מתוך הכרה והבנה של התועלת המופקת מהשימוש במערכות ובמידע הרב הנאגר בהן.
למרות שמערכות ה-ERP פותחו באוריינטציה כלל ארגונית, ובשאיפה לספק פתרונות כוללים ופונקציונליות רחבה, עשירה וגמישה - מתברר שגם לשאיפה זו קיימים גבולות
וספקי המוצרים נאלצים להתמודד עם דרישות משתמשים אשר פעמים רבות אינן ניתנות למימוש במסגרת המערכת הקיימת, וגם לא באמצעות "קיסטום" (התאמה) כזו או אחרת.
פתרונות ליחידות תפעוליות מוגדרות
הבעיה המתוארת היא נחלתם של כל ספקי מוצרי ה-ERP, אך היא חריפה במיוחד במוצרים "הסגורים", אשר מלכתחילה מיועדים לספק פתרונות ליחידות תפעוליות מוגדרות.
לאחרונה, מרבים להשתמש בהגדרה POST ERP לתיאור השלב בו נמצא השוק בתחום זה, אך זוהי הגדרה פשטנית מידי ואיננה מתארת את המצב האמיתי: אין פתרון במערכות ה-ERP הקלאסיות לדרישות המלאות של השוק, והדברים נאמרים בלשון המעטה. הפתרון המתבקש במצבים כגון אלו הוא רכישת מוצרים משלימים "ותפירתם" ברמה כזו או אחרת למערכת המרכזית ולתשתית המידע הקיימת בה. פעולה זו נשמעת אולי פשוטה, אך ככל שמעמיקים ביישומה, צפות הבעיות הנובעות מהדרישה לשיתוף מידע דו כיווני בין המערכת המרכזית ומערכות הלוויין הנוספות, ומהקושי לשלב ולתפעל אותן כמערכת אחת. קושי זה נובע בין השאר מאטימותן של המערכות המרכזיות למוצרים האחרים וקשיי ההסתגלות שלהן לסביבות זרות.
פתרונות מקומיים כאלה או אחרים המוצעים על ידי ספקי מוצרי לוואי שונים למערכות ה-ERP מהווים אולי מענה חלקי למצב הקיים, אך הפתרונות רחוקים מלהיות מערכתיים ואינטגרטיביים מבחינת האיכות והכמות - "אין הקומץ משביע את הארי" -ובסה"כ הפער בין הרצוי למצוי הוא אדיר וכנראה קשה מאד לגישור בכלים ובאמצעים הקיימים.
הפתרונות למצב - זן חדש של מערכות ERP
המסקנה המתבקשת היא כי דרוש פתרון תשתיתי רחב, אשר עשוי להוות בסיס לצרכים הקיימים והעתידיים. בחלל הקיים בולט יתרונן של מערכות ותיקות, אשר התקנתם במספר ארגונים בענפים שונים, הרחיבו בהן את הגמישות והחוסרים הקיימים במערכות ה"סגורות". מערכות אלו מציעות מגוון גדול מאד של מערכות לוויין אינטגרליות לתוכנה, המספקות מענה לצרכים תפעוליים ייחודיים של המגזרים ותחומי הפעילות השונים במשק הישראלי. הגמישות הזו שהן מספקות מייצגת למעשה ERP מזן חדש. מחד, קיימים בהם המאפיינים העיקריים של מערכת אינטגרטיבית כוללת לניהול כלל המשאבים הארגוניים, ומאידך הן עונות במידה רבה לדרישות הרחבות של השוק בעידן שאחרי הבום הראשוני של ה-ERP, כפי שהוצגו בחלקו הראשון של המאמר.
אין להתעלם גם מהעובדה שמשאבי ההטמעה והעלויות הכספיות הכרוכות בהטמעת מערכות אלו קטנים באופן דרמטי לעומת המערכות הבינלאומיות, ויעידו על כך פרוייקטי הענק להטמעת מערכות ERP, שעל אף המשאבים האדירים שהושקעו בהן, יחס העלות/תועלת לא בהכרח מחמיא להן, שלא לדבר על חבלי הקליטה והזעזועים העזים אותם עוברים הארגונים במהלך תקופת ההטמעה, אשר בדרך כלל היא ארוכה מאד, בודאי יחסית למערכות הישראליות.
כיצד מספקות מערכות הזן מענה לעידן ה-POST ERP
המענה לשאלה כיצד מספקות המערכות שהוזכרו לעיל מענה לעידן ה-POST ERP, יובהר באמצעות ניתוח שלושת מאפייניו העיקריים של עידן זה.
1. השלמת פערים בין דרישות הארגונים והפונקציונליות הקיימת במערכות
בנקודה זו בולט מאד היתרון של המערכות שפותחו בישראל. מערכות אלו פותחו בבסיסן על בסיס דרישות המשק הישראלי, תוך שאיפה למענה מקסימלי לתמיכה רחבה בתהליכים השונים של הארגון, כך שמראש הפערים בין הרצוי למצוי אינם גדולים. קיים גם יתרון גדול למערכות שעל בסיס התשתית הכלל מערכתית שלהן הן התפתחו לכיוונים של "נישות שוק", כך שבבסיסן הן נותנות מענה מלא לדרישות קהל היעד, מבלי לפגוע במאפייני האינטגרטיביות שלהן. חלק ממערכות ה- ERP מציעות מגוון גדול מאד של מערכות לוויין. לדוגמא, במערכת ה- ERP "תפנית" אשר הותאמה על פי הצרכים והדרישות של מוסדות רפואיים, נוספו מערכות לווין משלימות ייעודיות, הניתנות לשימוש בכל מוסד רפואי שרוכש את התוכנה. בין מערכות הלווין הללו נכללות לדוגמא מערכת לניהול ייצור המזון, מערכת לניהול חדרי ניתוח, מערכת לניהול המכבסה, מערכת לניהול ארונות תרופות ממוחשבים, מערכת לניהול הסטרליזציה ועוד. במערכת שהותאמה במיוחד לענף הבניה, יוספו מערכות לווין כמו: מערכת לניהול נכסים, מערכת לניהול פרוייקטים וכדומה. זוהי למעשה מערכת ERP המתרחבת בשיטת "הבית הגדל" על פי הצרכים, ללא זעזועים בארגון ובקצב הרצוי לכל אחד מיחידותיו.
2. קישוריות המערכת למערכות האחרות בארגון
רמת הקישוריות והפעולות הנדרשות לבצען הינן פונקציה של מידת הפתיחות של המערכת והגמישות שלה לבצע בה את ההתאמות הנדרשות לצורך הקישוריות. אין ספק, כי מערכות ERP שהותאמו לעידן ה- Post ERP, הן גמישות לאין ערוך בביצוע השינויים הנדרשים לקישוריות, ברמת שיתוף מידע גבוהה, תוך דו שיח הדדי בין המערכות.
3. ניצול מירבי של המידע הנאגר במערכת
אחת הדרישות הקריטיות של המשתמשים, ובעיקר דרגי הניהול השונים, הינה הפיכת המידע הרב הנצבר במערכת לכלי שימושי לקבלת החלטות. הדבר ניתן להשגה בבניית מנגנוני איחזור ברמות שונות, ברמת מחסן נתונים, או לחילופין, מנגנוני איחזור מובנים בתוך המערכת. משמעותה של דרישה זו הינה עלות גבוהה נוספת למערכת ה-ERP, וזאת בנוסף לעלות הבסיסית הגבוהה של המערכת עצמה ופעילות הטמעתה בארגון.
מערכת ERP בעלת רמה טכנולוגית גבוהה מאפשרת פיתוח מנגנוני אחזור מתוחכמים, כך שנחסך הצורך בהשקעות גדולות של בניית מערכות מחסן נתונים, ועל ידי כך נחסכת העלות הגבוהה שלהן. בחלק גדול של המערכות מחסני הנתונים קיימים BUILT-IN בתוכן, באינטגרציה עם המידע הנוסף הקיים בארגון.
האם אכן קיימת "חיה" כזאת ?
קיימות מספר שחקניות ראשיות המספקות פתרונות בשוק ה-ERP בישראל, המבוססות על תשתית טכנולוגית ואפליקטיבית חדשנית ובעלת פונקציונליות עשירה ביותר, עם מגוון רחב ביותר של מערכות לווייניות המספקות מענה למגזרי שוק רבים בישראל. כאשר באים לבחון יישום מערכת ERP כדאי לשאול את הספק את השאלות הבאות:
· מהו העושר הפונקציונלי של המערכת?
· כמה זמן המערכת נמצאת בשוק ומיהי החברה שעומדת מאחוריה, הן במכירה, הן ביישום והן בשירות?
· האם מערכת ה-ERP אותה אני רוכש הותקנה כבר בארגון אחד לפחות או יותר הדומים לי?
· מהו זמן פרוייקט היישום של מערכת ה-ERP הנבחנת בחברות מן הענף שלי?
· האם המערכת כוללת מערכות לווין אשר נותנות מענה מיוחד לניהול משאבים או תהליכים בארגון מן הסוג שלי?
· האם ניתן להוסיף למערכת מודולים נוספים כחלק אינטגרלי כגון, מערכות BI, מערכת לניהול שרשרת ההפצה, מערכת ניהול קשרי לקוחות, מערכת שירות וכדומה?
בהצלחה