Close
שליחת קורות חיים

שלמה Sixt

רקע 

 בדצמבר 2007 קבוצת שלמה Sixt הכריזה על מיזוג בין חברת שלמה Sixt השכרת רכב וניו קופל אחזקות שהחזיקה בניו קופל Sixt ליסינג תפעולי, ניו קופל Sixt מכירת רכב, ניו קופל Cal, ניו קופל ביטוח וניו קופל רומניה. ברבעון אחרון של שנת 2008 הושלם המיזוג בין שני גופי הענק הללו, המיזוג השני בגודלו בישראל שיצר את החברה הגדולה ביותר בתחומה בישראל. לקראת מיזוג כלל הפעילויות ועל מנת להשיג תמונה מלאה וטובה הרבה יותר של הפעילות העסקית האדירה, הוחלט לשדרג את מערך ה- Business Intelligence, הקיים בחברה למערכת חדשה ומודרנית, אשר תשרת בשלב הראשון את פעילות חטיבת הליסינג ובשלב השני את חטיבת ההשכרה על מנת לקבל תמונה מלאה, אחידה ובזמן אמת של הפעילות העסקית והביצועים של החברה הממוזגת.
 

על שלמה Sixt

  קבוצת שלמה Sixt, קבוצת הרכב המובילה בישראל, מפעילה צי פעיל של כ- 70,000 כלי רכב. הקבוצה כוללת מגוון פעילויות בתחום הרכב, בכלל זה, חברת השכרה, ליסינג תפעולי, ליסינג פרטי, מכירת רכב מיד ראשונה, חברה לביטוח, רשת מוסכים ושירותי דרך וחברת הליסינג וההשכרה ברומניה. 
 

האתגר העסקי

 חברת ניו קופל אחזקות (כיום שלמה החזקות) שהחזיקה בפעילות הליסינג תפעולי,  מכירת הרכב, ליסינג פרטי, חברת הביטוח וניו קופל רומניה, מפעילה מזה מספר שנים מערכת בינה עסקית של SAP Business Objects y בגירסת ה- Client שלה. מספר אלון צוקלר, מנהל תחום BI שלמה Sixt: "מערכת ה- BI מותקנת בחברה שנים רבות. היא סיפקה מידע עסקי לשכבת המנהלים בחברה בלבד בנושאים מסויימים בלבד ללא גמישות רבה. כ- 8 מנהלים בחברה היו תלויים תלות מלאה באגף מערכות מידע על מנת שיפיקו עבורם דוחות וישלפו נתונים.  במערכת הותיקה ניתן היה לקבל דוחות מסויימים בלבד, מוגבלים בפריסתם, ללא אחידות בנתונים. כל מנהל שמר דוחות שונים בתיקיות שונות ללא שנקבע סט של דוחות אחידים לכל המנהלים. במצב זה לא היתה שליטה ובקרה טובה מספיק על הפקת הדוחות, על איכות הדוחות ולעיתים נעשתה עבודה כפולה כאשר דוחות דומים פותחו פעמיים לשני אנשים שונים. דוחות אלו לא סיפקו נתונים רב מימדיים ואפשרות להתבונן בשינוי מגמות בציר הזמן".
 
"חיפשנו מערכת חדשה ומודרנית, שתדע לשרת הרבה יותר משתמשים, שתהיה נוחה לשימוש רחב, מתקדמת ותאפשר שיתוף מידע, גישה לדוחות אחידים לכלל המנהלים מקבלי ההחלטות, הכלכלנים והאנליסטים בארגון", אומרת עינת רותם, מנהלת מערכות המידע של ניו קופל Sixt. 
 

הפתרון

 על מנת לעשות צעד משמעותי קדימה אל עבר מערכת BI חדשה ומודרנית שתוכל לשרת טוב יותר את החברה הממוזגת, בחרה שלמה Sixt לשדרג את מערכת SAP Business Objects בארגון לגירסת XI הוובית החדשה של SAP Business Objects (המשווקת בישראל על ידי חברת מטריקס).. הפרוייקט, שבוצע עד כה בפעילות הליסינג ומכירת הרכב מיד ראשונה, בוצע באופן מלא על ידי אגף מערכות מידע בחברה בתוך מספר חודשים בלבד. בימים אלו מרחיבים את השימוש במערכת בחטיבת ההשכרה.
 
"מערכת SAP Business Objects XI היא כיום הכלי המרכזי הנותן מענה מתקדם ומודרני לכל צרכי המידע של חטיבת הליסינג ומכירת הרכב ובימים אלו מתרחש תהליך דומה גם בחטיבת ההשכרה, מציינת רותם ומוסיפה: "יישום ה- XI פתר לנו קודם כל את נושא אחידות ואמיתות הנתונים בהם מתבוננים המנהלים. כיום כולם מסתכלים על אותו מקור מידע משותף ודוחות אחידים ואיכותיים. כל המחלקות של הארגון וסניפי החברה בארץ מקושרים בממשק אינטרנטי. כתוצאה  מהכנסת המערכת החדשה צומצמו ב- 70% כמות הדוחות המיותרים וכיום נמצאים במאגר הדוחות של החברה הדוחות המעניינים והאמינים ביותר. באמצעות מערכת XI הוובית ניתן כיום לחשוף ולשתף את המידע להרבה יותר מנהלים שלא היו חשופים למידע בעבר, בעיקר מנהלים בדרג הביניים. שילוב המערכת איפשר לנו להגדיל את מספר המשתמשים במערכת והחשופים למידע מ- 8 משתמשים בלבד ליותר מ- 80 עובדים.  בעבר הגישה לנתונים התבצעה מבנין ההנהלה בלבד וכיום המערכת היא בפריסה ארצית כאשר המידע נגיש גם בסניפים באמצעות המערכת האינטרנטית. בעבר כאשר מנהל בדרג ביניים היה צריך מידע הוא היה צריך לפנות למנהל שלו שנאלץ לבקש את הדוח מאגף מערכות מידע ולקח הרבה זמן עד שהתקבל מענה. כיום כל משתמש יכול להפיק דוחות בעצמו ולבצע על כל דוחות חיתוכים שונים בתסריטים שונים. שינוי זה הוריד הרבה מאוד לחץ ומשאבים מאגף מערכות המידע. כאשר פועלים בעידן תחרותי ומעוניינים לספק שירות ברמה גבוהה חייבים שהמידע יהיה זמין בזמן אמת", מציינת רותם.
 
"עם מערכת SAP Business Objects XI החדשה ניתן כיום לקבל מבט על כל לקוח ולבחון כל חיתוך אפשרי: ק"מ ממוצע שעושה, חובות פתוחים, סוגי רכבים, הזמנות, תקלות ועוד. באופן זה פניות מטופלות בצורה טובה הרבה יותר משום שלאנשי השירות יש מידע זמין ומלא על הלקוח. המנהלים הבכירים יכולים בקלות רבה לצפות במידע ברמה הארגונית. המערכת מאפשרת להכין דוחות ביצועים על פי אזור, סניפים, סוגי לקוחות וכדומה.  כל סניף יוכל לבצע סימולציות על מנת לתכנן טוב יותר באמצעות פקודות כמו What If שבמערכת. לוחות המחוונים (Dashboards) של המערכת מאפשרים למנהלים לבדוק נושאים שיווקיים, לוגיסטיים ופיננסים".
 
כמו כן מערכת ה SAP Business Objects  כיום, היא המערכת המובילה והמאושרת ע"י מבקר החוץ  של החברה לניהול חובות הלקוח.
 
מוסיף ומספר צוקלר: "במערכת XI רמת המידור גבוהה מאוד. במערכת הקודמת כל המשתמשים היו חשופים לכל המידע. עם XI הגענו לרמת מידור מאוד גבוהה, כאשר כל משתמש קיבל את ההרשאות המתאימות לו והוא יכול לצפות רק במידע הרלוונטי לו: מנהל לקוח רואה מידע רק על הלקוחות שלו, מנהל אזור רואה רק מידע שקשור לאזור שלו וכו'".
 
על מנת לצפות ולנטר את אופי השימוש במערכת על ידי עשרות המשתמשים בארגון וללמוד טוב יותר על הצרכים והדרישות של הארגון מן המערכת, יישמו בשלמה Sixt את כלי ה- Auditing של SAP Business Objects. "בעבר לא ידענו כלל מי משתמש במערכת, מיהו משתמש כבד ומי לא משתמשים כלל, כמה משתמשים יש, אילו דוחות שימושיים יותר, אילו נתונים מעניינים יותר וכדומה וכעת הכלי הזה מספק לנו את כל התמונה הסטטיסטית" מציין צוקלר ואומר: "יתרונותיה של מערכת SAP Business Objects החדשה באים לידי ביטוי ביכולתה להוריד עומס מאגף מערכות מידע משום שהיא נותנת עצמאות מלאה למשתמשים באמצעות יכולת אינטואיטיבית ופשוטה לעבוד עימה. הממשק האינטרנטי מעולה, יכולות שיתוף מידע, רמת ההרשאות ברמת התוכן מעולה ועוד"
 
לדברי צוקלר: "מטריקס סייעו לנו מאוד בייעוץ ליישום המערכת שבוצע על ידי אגף מערכות מידע בחברה. קיבלנו ייעוץ מקצועי בעיקר בנושא של מדיניות אבטחת מידע וניהול הרשאות וכן בהתממשקות עם ה- Tomcat, ביצוע קונפיגורציות והקשר עם Active Directory".
 
מסכמת עינת רותם מנהלת מערכות המידע: "המשתמשים החדשים שמחים מאוד לעבוד עם המערכת החדש משום שהיא נותנת להם מענה לכל שאלותיהם בתוך שניות. בצורה זו הם יכולים לספק שירות הרבה יותר טוב ללקוח באמצעות מבט היקפי טוב יותר. כמובן שגם ההנהלה מרוצה מן השדרוג המשמעותי שקיבלו ומן היכולות המתקדמות לצפות במידע ניהולי חשוב בזמן אמת, שיתוף המידע באמצעות ממשק גרפי נוח ובצורה של לוחות מחוונים".
 

הסביבה הטכנולוגית

 מערכת הבינה העסקית (BI) בשלמה Sixt מיושמת בארכיטקטורה של מחסן נתונים בצורה חכמה. כך יכולים המשתמשים לקבל עצמאות מקסימלית בהפקת הדוחות בצורה רב מימדית ואפשרות לקבל מידע מסוכם ויזואלי באמצעות Dashboards. בזכות ארכיטקטורה זו ניתן ליצור האחדה מקסימלית של הגדרות ומונחים בין כל המשתמשים. כלי הבינה העסקית שואבים נתונים מבסיס נתונים מסוג Oracle 11g – בסיס נתונים מתקדם, אמין, מהיר ויציב. הנתונים נשאבים מחמש מערכות תפעוליות שבחברה, דוגמת מערכת ניהול ליסינג, מערכת הנה"ח, מערכת עוצמה, מערכת ה- ERP תפנית ועוד. בעתיד, עם צירוף חטיבת ההשכרה שלמה, יתווספו עוד 3 מערכות מידע כמקור מידע ונתונים למחסן הנתונים, כולן בסביבת אורקל. 
 
"השגנו התקדמות משמעותית גם בתהליך גזירת המידע מן המערכות התפעוליות אל מחסן הנתונים. בעבר תהליך כזה לקח כ- 15-16 שעות בכל פעם והנתונים נגזרו ללא אלמנטים של שיתופיות על עקרונות מחסני הנתונים. כיום התהליך הזה לוקח כשעתיים וחצי בלבד. התהליך עצמו התקצר משמעותית כי לא כל המידע מועבר בכל לילה, אלא רק השינויים שהתחוללו במהלך היממה האחרונה.
 
"תהליך גזירת הנתונים מן המערכות התפעוליות מבוצעת בצורה מובנית עם תהליך בקרה מסודר שבודק את השלמת התהליך. אנו מקבלים עדכונים ב SMS וDashboard כאשר העברת הנתונים בוצעה כשורה", מציין צוקלר.